Cómo dar servicio al cliente cuando no tienes un equipo de servicio al cliente (y algunas herramientas que te ayudarán)

El servicio al cliente consiste en ayudar a las personas, escuchar sus inquietudes y resolver sus problemas. Pero muchas veces para escuchar esos problemas o inquietudes no cuentas con un equipo dedicado a eso.

En éste artículo nuestro equipo te muestra las habilidades y algunas herramientas esenciales para que una persona pueda manejar toda el área de servicio al cliente, e incluso te de tiempo para tomar una tasa de té 🍵

¿Qué habilidades esenciales tengo que tener para dar servicio al cliente yo mismo?

1. Ten curiosidad por llegar al fondo del problema

La curiosidad conduce al descubrimiento. Como especialista en atención al cliente, siempre realiza un análisis exhaustivo y diagnostica el problema para que proveas la solución rápidamente y no tengas que hacer más intervenciones.

Siempre sé proactivo

Elimina el error de raíz resolviendo el problema y revisando una lista de preguntas del tipo “qué salió mal”. Cuanto más preguntas hagas más información tendrás hacia el futuro.

2. Estate atento y escucha las inquietudes de tus clientes

Escuchar es la habilidad de comunicación que ayuda a comprender las intenciones del cliente y abordar sus necesidades. Si no escuchas, ¿cómo puede entender las preocupaciones de alguien? No puedes.

Presta atención a tus clientes

Al comunicarte con los clientes, debes dedicar toda su atención: la clave siempre está en los detalles. No memorizar o captar pequeñas piezas de información te quitará un tiempo preciado que podría haberle dedicado a resolver los problemas de otro cliente.

3. Tener experiencia en la materia para resolver problemas

Incluso para considerar trabajar para cualquier empresa, debes asegurarte de leer el material de soporte relacionado, conocer el funcionamiento de las herramientas que usen y la búsqueda de fallas en los procesos, ya que este es el tipo de operaciones de las que se trata el trabajo de soporte al cliente.

Lee todo lo necesario

El equipo de soporte, ante todo, tiene como objetivo solucionar y resolver problemas. Pero, para hacerlo, un agente tiene que adquirir experiencia en el dominio técnico relevante primero.

Las mejores prácticas al dar servicio al cliente

  • Responder rápido: el tiempo de respuesta dependerá en gran medida del tipo de canal de comunicación que tenga tu empresa. Sin embargo, al operar o elegir uno, debes recordar siempre que cuanto más largas sean las colas de los clientes para recibir una respuesta de consulta, habrá más posibilidades que se vayan.
  • Palabras simples: tu trabajo es proporcionar estas soluciones a través de un lenguaje simple y sin complicaciones que incorpora más vocabulario cotidiano y no jerga técnica. Sin embargo, si necesita utilizar algunos términos especializados, asegúrate de explicarlos de forma comprensible.
  • Mente abierta: No entres en pánico cuando te contacten personas que tienen muchos conocimientos técnicos. Puede que les resulte difícil encontrar una solución por sí mismos, pero eso no significa que no puedan intercambiar ideas nuevas juntos. En cambio, ábrete a la idea de la cooperación y muestra tus habilidades como experto en encontrar nuevos caminos.

Herramientas que te ayudarán en tu día a día

Es una herramienta que tiene mucho potencial, pero nuestro equipo la utiliza principalmente para ordenar los correos por etiquetas 🏷, a las que les puedes asignar nombres como “nuevo cliente”, “resuelto” o “en proceso”, para ordenar los correos por grupos y tener control.

También puedes utilizarlo para manejar tus redes sociales, llamadas y chat en vivo.

Gorgias nos permite ahorrar tiempo escribiendo correos electrónicos creando nuestros propios fragmentos y plantillas. Puedes crear diferentes correos personalizados para cada situación e incluso se puede compartir toda esa información a las demás personas del equipo.

Es un bloc de notas sencillo donde podemos guardar toda la información importante de nuestro cliente, porque una parte importante de servicio al cliente es conocer a detalle todas las necesidades y anhelos de ellos.

Se pueden hacer diferentes notas y cada una con fragmentos separados, tiene la mayoría de opciones que encontrarás en un editor de texto convencional. Además se sincroniza con tu cuenta de Microsoft y para tenerl en otros dispositivos solo descargas la aplicación e ingresas tu cuenta y todas tus notas las verás al instante.

Como todo, la forma más fácil de hacerlo realidad es dividir la lista en partes más pequeñas y abordar un elemento a la vez. Si no estás seguro de por dónde empezar, te recomendamos que desarrolla tu voz de soporte unificada, mejora sus habilidades de comunicación interna, y lee constantemente para que ser lo mejor que puedes ser.

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